سیستم های مدیریت مراجعین در شرکتها و سایر مجموعه ها باید به گونه ای تکامل یابد تا در دوران شیوع کرونا یا COVID-19 از انتشار ویروس جلوگیری کند. با یکپارچه سازی نرم افزار مدیریت ویدئو یا VMS با دیگر سیستم های ساختمان محل کار و نیز معرفی قابلیت های بدون نیاز به تماس، مدیران می توانند اثرات ناشی از انتشار ویروس را در کسب و کارشان کاهش دهند.
چالش های مدیریت مراجعین
سازمانها در زمینه مدیریت مراجعین به ویژه با شیوع ویروس کرونا با چالش های متعددی مواجه شده اند.
یکی از بزرگ ترین چالش ها به گفته Brian Philips (برایان فیلیپس)، مدیر استراتژی حفاظت جهانی در کمپانی Traction Guest، اجرای سیاست های ورود و خروج به منظور مدیریت خطرات مجموعه است.
وی اظهار داشت: «شرکت ها باید متناسب با مقررات دولتی هر منطقه و سطح تحمل خطر برای هر سازمان در زمان مشخص، مدیریت پیش بینانه داشته باشند. با این حال، سیستم های مدیریت مراجعین، زمانی که به درستی اجرا شوند، می توانند به شرکت ها اجازه دهند تا رفت و آمد مراجعین و کارکنان را به شکلی ایمن پیش بینی و کنترل کنند.
استفاده از سیستم های بدون تماس
هر گونه رابط کاربری فیزیکی اعم از کاغذ، صفحه لمسی یا صفحه کلید، احتمال افزایش آلودگی را دارد. تجهیزات و دستگاه های بدون نیاز به تماس (touchless)، با بهداشت بالایی که در برابر انتشار بیماری دارند، این روزها اهمیت و ضرورت بسیاری پیدا کرده اند. ایجاد امکان ورود با استفاده از دستگاه های بدون نیاز به تماس فیزیکی مستقیم برای مراجعین، احتمال انتشار ویروس را کاهش خواهد داد.
اگرچه مدیریت مراجعین بدون تماس، قابلیتی جدید نیست، اما بی تردید با به وجود آمدن پاندمی کرونا، توجه همگان به این فناوری افزایش چشمگیری یافته است. با ارائه کدهای QR و بدون نیاز به دانلود اپلیکیشنی خاص به مراجعین به منظور ورود بدون تماس، می توانیم تجربه ای راحت و بدون خطر انتشار ویروس را در اختیار آنان قرار دهیم.
Gregory Blondeau (گریگری بلوندیو)، مدیر کل کمپانی Proxyclick اظهار داشت که کمپانی وی شاهد افزایش تقاضا نسبت به سیستم های مدیریت مراجعین بوده است؛ زیرا دستگاه هایی نظیر آیپد، تبلت و دیگر رابط های فیزیکی، نیازی نیست که ارتباط مستقیم فیزیکی با ریدرها داشته باشند.
یکپارچه سازی با سایر سیستم ها
خلق تجربه مدیریت مراجعین به شکلی روان تر و سریع تر انگیزه ای شد برای یکپارچه سازی سیستم های دیگری همچون کنترل دسترسی پارکینگ و دستگاه های سنجش سلامت.
Matt Harris (مت هریس) رئیس فناوریهای محل کار در کمپانی Envoy اظهار داشت: برای مثال، اگر یک کمپانی اندازه گیری دمای بدن را برای ورود انتخاب کند، سیستم مدیریت مراجعین باید با این ابزارها یکپارچه شود تا استانداردی برای پاسخ به نتایج آن داشته باشد.
هریس افزود: یکپارچه سازی های دیگری نظیر سیستم های کنترل دسترسی و شبکه های Wi-Fi می توانند به طور خودکار دسترسی به منابع ساختمان را قبل از تکمیل بررسی های لازم محدود کنند. همچنین سیستم های کنترل دسترسی داده های بیشتری را برای مقاصد ردیابی در اختیار مدیران تسهیلات قرار می دهند.
فیلیپس در ادامه به اهمیت به روزرسانی مداوم فهرست ها و نشانه ها اشاره کرد. وی خاطرنشان کرد: با توجه به قدرت انتشار بالای کروناویروس، کشورهای زیادی در انجام سفرهای مختلف، محدودیت های روزافزونی ایجاد کرده اند. سازمانها باید در مورد سرعت بالای انتشار این ویروس آگاه باشند تا غربالگری کرونا را به شکلی کارآمد و دقیق انجام دهند.
مدیریت مراجعین بر پایه ابر
اتخاذ سیستم های دیجیتالی مدیریت مراجعین هر روز افزایش می یابد؛ اما با به وجود آمدن پاندمی COVID-19، مدیریت مراجعین باید کارآمدتر و منعطف تر از همیشه باشد.
بلوندیو اظهار داشت: تیم های رهبری اکنون باید بیش از پیش، به حفظ تداوم کسب و کارشان از طریق تضمین ایمنی و سلامت پرسنل خود کمک کنند. این کار موجب دیجیتالی تر شدن محل کار خواهد شد که خود مستلزم راهکارهای نرم افزاری مبتنی بر ابر به منظور به حداقل رساندن خطرات سلامت کارکنان تا حد امکان است.
مزایای مدیریت مراجعین بر پایه ابر عبارتند از یکپارچه سازی آسان تر با ابزارها و فناوریهای از قبل راه اندازی شده در سیستم، دسترسی از راه دور، نیاز به نگهداری کمتر، سطح امنیت بالا و مقیاس پذیری ساده تر.
