اعلام هشدار در دانشگاه در مورد وقوع شرایطی اضطراری، چالش هایی را به همراه دارد که می تواند پیش بینی و مدیریت رویداد اضطراری را دشوار کند. اندازه محوطه دانشگاه، روش های اطلاع رسانی که تیم های حفاظتی دانشگاه به کار می گیرند و فعالیت ها و اقدامات بعد از آن، همگی می توانند مانع از آن شوند که پیام های حیاتی به همه افراد برسند. در حین وقوع یک شرایط اضطراری، دانشگاه ها باید پیام ها را به سرعت به همگان برسانند و تا جایی که ممکن است این پیام ها باید به 100 درصد جمعیت برسد، اما اگر دانشگاه ها از روش ها و مجاری مناسبی برای ارسال هشدار استفاده نکنند، ممکن است افراد پیام را از دست داده یا به آن بی توجهی کنند.
رساندن هشدار به کل جمعیت
یکی از روش هایی که بسیاری از دانشکده ها و دانشگاه ها انتخاب می کنند تا به صد درصد جمعیت خود هشدار را برسانند، استفاده از روش ارسال SMS به صورت انبوه برای هشدار دادن به مردم در مورد شرایط اضطراری است. از نظر تئوریک، این روش ظاهراً شیوه ای کارآمد برای رساندن اطلاعات به دست افرادی است که باید از آن مطلع شوند.
با این حال، اطلاع رسانی موبایلی محدودیت هایی نیز دارد، به ویژه در دانشکده ها، که ممکن است موجب شود دریافت کنندگان پیام، آن را نبینند. دو گروه مخاطب اصلی برای دریافت هشدار در دانشکده ها، دانشجویان و پرسنل هستند. در برخی کلاس های درس، دانشجویان ممکن است موظف باشند موبایل خود را روی حالت بی صدا بگذارند و تا پایان کلاس آن را به دست نگیرند تا نظم کلاس به هم نخورد. اساتید نیز تمرکز خود را روی کار در کلاس می گذارند و بنابراین در حین کلاس احتمالاً به موبایل خود دسترسی نخواهند داشت. در نتیجه بخش قابل توجهی از افراد در دانشکده در صورت وقوع یک حادثه خطرناک از آن بی خبر می مانند و زمان با ارزش را برای خروج از آن شرایط و موقعیت، از دست خواهند داد.
ضمناً در این شیوه، مراجعینی که به دانشکده آمده اند، مشمول خدمات SMS یا پیام متنی نمی شوند. این افراد باید از دیگران بخواهند تا برایشان توضیح دهند که چه اتفاقی در حال رخ دادن است و اقدامات صحیح برای حفظ ایمنی چیست. دانشکده ها نباید به روش های اعلام هشدار بی صدا برای اطلاع رسانی به مردم در هنگام وقوع حریق بسنده کنند و یا در مورد وقوع حوادثی نظیر تیراندازی یا حوادث طبیعی نیز نباید تنها از روش ارسال پیام متنی به افراد استفاده کرد.
هشدار موبایلی مؤثر
هشدارهای موبایلی همیشه هم بی فایده و ناکارآمد نیستند، اما این نوع هشدار باید همراه با پیام های صوتی بلند و رسا باشد تا همگان را از شرایط به وجود آمده، مطلع و آگاه کند.
سیستم اطلاع رسانی صوتی می تواند کارهای روتینی که در حال انجام است را قطع کند و همزمان به دانشجویان و اساتید هشدار دهد. این فناوری، ارزش سرمایه گذاری برای اتخاذ آن را دارد و نیاز به افراد برای آگاه کردن یکدیگر از وجود ابزار اطلاع رسانی دیگر را کاهش می دهد.
به عنوان مثال، تلفن های IP را می توان به سیستم اطلاع رسانی انبوه وصل کرد تا تلفن به بلندگویی تبدیل شود که هشدارهای اضطراری را در کلاس درس به همگان اطلاع می دهد. حتی اگر صدا یا ویبره موبایل روشن باشد نیز پیام های موبایلی می توانند ناکارآمد باشند؛ چرا که دانشجویان و اساتید ممکن است ثانیه های ارزشمندی را صرف باز کردن قفل موبایل های خود برای مشاهده پیام کنند. استفاده از موبایل IP به عنوان یک بلندگو روشی فوری تر و سریع تر برای افراد حاضر در دانشکده جهت دریافت اطلاعات است. با این روش دیگر حتی نیازی نیست وقت خود را صرف برداشتن موبایل و گوش دادن یا خواندن پیام کنند.
اطلاع رسانی روی دسکتاپ
یک گزینه غیر موبایلی دیگر برای ارسال پیام صوتی، هشدارهایی است که به صفحه دسکتاپ سیستم ها ارسال می شود. متن هایی که از طریق اپلیکیشن های نصب شده روی سیستم ظاهر می شوند می تواند روشی مؤثر برای جلب توجه دانشجو یا استاد حین کار شود و اجازه دهد تا آنان در مورد اضطراری بودن حادثه مطلع شوند. برخی از سیستم های اطلاع رسانی انبوه می توانند به صورت صوتی نیز پیام را منتشر کنند. این صدا به تأکید بر اضطراری بودن پیام کمک می کند و روشی تکمیلی برای رساندن پیام محسوب می شود.
هنگامی که یک حادثه اضطراری رخ می دهد، دانشکده ها باید هر اقدامی که می توانند انجام دهند تا افراد را متوقف نموده و توجه آنان را به هشدارهای حیاتی جلب کنند. پیام ها باید تا حد امکان به آسانی قابل استفاده باشند. به عبارت دیگر، به شکل هشدارهای صوتی و عناصر دیداری باشند تا هر کسی که در معرض خطر است بتواند به آن دسترسی یابد و از آن مطلع شود.
